Diemžēl likumos nav teikts, kā rīkoties situācijā, kad nav attaisnojuma dokumenta - rēķins vai kases čeks ir pazaudēts vai arī nav izsniegts. Piemēram, darbinieks vietnē Booking.com rezervējis viesnīcu komandējumam Itālijā, izmantojot uzņēmuma bankas karti. Rēķina nav, un nav iespējams to dabūt. Kā pareizi grāmatot šādus izdevumus? Vai jāraksta kāda grāmatvedības izziņa? Vai jāpiemēro uzņēmumu ienākuma nodoklis, ja nav iespējams dabūt attaisnojamo dokumentu un par darījumu liecina tikai apmaksa bankā?

Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību. Grāmatvedības likuma (GL) 11.panta 5.punktā norādīti rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu, kas jāietver attaisnojuma dokumentā:

• dokumenta veida nosaukums;
• dokumenta datums;
• dokumenta numurs;
• ziņas par uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu (dokumenta autors):
  • dokumenta autora nosaukums (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firma), reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
  • ja dokumenta autors ir tāda fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuālais komersants, – vārds un uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;

• ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus, ja tādi ir;
• ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, – vārds un uzvārds. Personas kodu (ja personai tāds piešķirts) norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem;
• saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, bet normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos – arī cita informācija par saimniecisko darījumu (piemēram, daudzums, mērvienība);
• atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem – arī citi normatīvajos aktos noteiktie obligātie rekvizīti;
• par attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts, izņemot GL 11.panta 6., 7. un 8.daļā minētos gadījumus

Savukārt šī paša panta 10.daļā norādīts, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī ar elektronisko datu pārraides kanālu starpniecību saņemto papīra formā sagatavota attaisnojuma dokumenta atvasinājumu elektroniskā formā un šā atvasinājuma vai elektroniskā formā sagatavotā attaisnojuma dokumenta atvasinājumu papīra formā (izdruku), ja attiecīgajā attaisnojuma dokumenta atvasinājumā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona. Dokumenta atvasinājuma saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona ir tiesīga uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā pieprasīt, lai attaisnojuma dokumenta atvasinājuma izsniedzējs uzrāda dokumenta oriģinālu, ja ir nepieciešams pārliecināties par dokumenta atvasinājuma pareizību vai par dokumenta oriģināla juridisko spēku.