Reprezentācijas izdevumi un ar tiem saistītā pamatojošā dokumentācija vienmēr ir bijis diezgan sarežģīts jautājums vairāku iemeslu dēļ, piemēram, klasifikācija, nodokļu piemērošana, atbilstošs noformējums un rekvizīti.

Kā novērots praksē, reprezentācijas izdevumiem grāmatvedībā bieži trūkst pilnīgas dokumentācijas, lai trešā puse gūtu skaidru un patiesu priekšstatu. Dokumentos nereti iztrūkst Grāmatvedības likumā noteiktie nepieciešamie rekvizīti, lai tos atzītu kā attaisnojuma dokumentus, turklāt tie grāmatvedībā bieži tiek iesniegti ar novēlošanos, jo, piemēram, norēķins veikts ar uzņēmuma maksājumu karti vai skaidru naudu (kā avansa norēķini).

Kāpēc tā notiek? Iemesli var būt dažādi. Piemēram, darbinieki, kuri ir atbildīgi par reprezentācijas izdevumiem, nav iepazīstināti ar to, kādi rekvizīti un dokumentācija nepieciešama un kādas ir nodokļu sekas; reprezentācijas izdevumi rodas par pasākumiem, kuri ieplānoti pēdējā brīdī; dokumentu korekta noformēšana nešķiet svarīga un paliek otrajā plānā.

Šīs situācijas ir saprotamas, jo prioritāri ir citi jautājumi, tostarp komunikācijas veidošana un stiprināšana ar sadarbības un darījumu partneriem, jaunu klientu piesaiste. Turklāt katrs darbinieks ir speciālists savā jomā, nevis grāmatvedības uzskaitē. Tomēr brīdī, kad grāmatvedim vai finansistam atnestais čeks vai rēķins ir jāiegrāmato, bet atbilstības attaisnojuma dokumenta definīcijai nav vai arī trūkst dokumentu, lai trešajai pusei sniegtu skaidru un patiesu priekšstatu, rodas jautājums, ko darīt un kā no tā izvairīties.