До сих пор, в зависимости от размера предприятия, вида деятельности и различных индивидуальных критериев, для части предпринимателей машиночитаемый формат счета был незнаком, в то время как другие знали электронные счета только теоретически. В этом году сделан еще один шаг навстречу цифровизации и более современному документообороту. Рассмотрим, какие изменения в работе бухгалтера вносят нормативные акты, регулирующие оборот э-счетов.

В конце 2025 года были приняты долгожданные Правила Кабинета министров (КМ) №749 "Порядок организации и реализации оборота структурированных э-счетов и представления данных структурированных э-счетов Службе государственных доходов". Одновременно, в контексте э-счетов, следует учитывать также поправки к Правилам КМ №877 "Правила ведения бухгалтерского учета", Закон "О бухгалтерском учете" (Закона о БУ), а также нормативные акты, регулирующие налог на добавленную стоимость (НДС) и их декларирование, в том числе, Правила КМ №40 "Правила о декларациях налога на добавленную стоимость".

Понимание формата э-счета

Еще в прошлом году примерно в это время одним из вопросов, который довольно часто и в разных вариациях выслушивали работники Консультативного телефона Службы государственных доходов (СГД) было: "Каков формат э-счета?" Сейчас ни у кого нет сомнений – это XML. Формат, который умеет прочитать "машина, которая общается с машиной". Точнее – для отправки в СГД годятся только документы XML, созданные в соответствии с установленной национальным стандартом Латвии структурированной формой данных. Структура XML должна соответствовать спецификации UBL 2.1 и PEPPOL BIS Billing 3.0. Настоящий порядок устанавливается Правилами КМ №749.

В то же время, в соответствии с требованиями части 5 статьи 6 Закона о БУ, пункт 31¹ Правил КМ №749 предусматривает, что такой счет должен также быть представлен в формате, понятном человеку. Хотя идея единой формы документа кажется заманчивой, сейчас реальность разнообразна – в обороте есть документы PDF, DOC или XLS. Человеко-читаемый формат и возможность распечатать документ по-прежнему важны, поэтому условие предусматривает, что руководитель или бухгалтер предприятия по-прежнему смогут просматривать оправдательный документ.

Э-счета должны использовать все субъекты Закона о БУ, в том числе и лица, осуществляющие хозяйственную деятельность (физические лица), совершающие сделки с бюджетными учреждениями. С 1 января 2025 года э‑счет обязателен при сделках с бюджетными учреждениями (государственными и муниципальными), а с 1 января 2026 года данные таких сделок должны быть в обязательном порядке переданы в СГД. Во взаимных расчетах между предприятиями электронные счета придется использовать в обязательном порядке, только начиная с 1 января 2028 года, однако самые старательные все данные э-счетов из таких сделок можно представить в СГД добровольно – уже с 1 января 2026 года.