Nesen nodibinājām uzņēmumu un aizdomājāmies - vai mūsdienīgam uzņēmumam ir nepieciešams zīmogs? Šobrīd visus rēķinus sagatavojam elektroniskajā vidē, tādēļ pirmajos darbības mēnešos nav bijis jāizmanto zīmogs. Vai tas ir "izgājis no modes"? Kad tomēr var būt nepieciešams lietot zīmogu? Kāda ir tā nozīme mūsdienās? Vai tomēr bez tā varam iztikt arī turpmāk?
Uzņēmuma lietvedības dokumentos zīmoga lietošana nav obligāta.
Atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likuma (DJSL) 4.panta pirmajai daļai, lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:
- dokumenta autoru nosaukums;
- dokumenta datums;
- paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus).
Savukārt DJSL 4.panta otrajā daļā paredzēts, ka tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus 4.panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:
- dokumenta izdošanas vietas nosaukums;
- zīmoga nospiedums;
- dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;
- dokumenta reģistrācijas numurs.
Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" (MK noteikumi Nr.916) 34.punktā paredzēts, ka zīmoga nospiedumu, ja tas paredzēts normatīvajos vai citos tiesību aktos, lieto šādos rekvizītos:
- paraksts;
- apstiprinājuma uzraksts;
- saskaņojuma uzraksts.
Savukārt atbilstoši MK noteikumu Nr.916 35.punktam zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas netraucē uztvert citu dokumentā sniegto informāciju (piemēram, neaizsedz parakstu). Zīmoga nospiedumam jābūt skaidri salasāmam.
Latvijas normatīvajos aktos atsevišķos gadījumos paredzēta obligāta zīmoga nospieduma lietošana dokumentā (piemēram, Notariāta likuma 56.pantā, Bāriņtiesu likuma 64. un 83.pantā, MK noteikumi Nr.913 "Kārtība, kādā izsniedzami valsts atzīti vispārējās izglītības dokumenti" 11.punktā, Civilprocesa likuma 543., 659. un 670.pantā, Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likuma 21.pantā u.c.).
Ja tiesību aktā (piemēram, likumā, MK noteikumos) nav paredzēta zīmoga obligāta lietošana, dokumentam būs juridisks spēks arī bez zīmoga nospieduma. Uzņēmums var izstrādāt savu iekšēju normatīvu aktu (piemēram, dokumentu aprites kārtību), kurā nosaka zīmoga nospieduma lietošanas prasības.
