Уже с 1 января 2025 года при расчетах с государственными и муниципальными учреждениями нужно будет использовать э-счета. А с 2026 года их придется использовать и среди зарегистрированных в Латвии предприятий. Для отправки и получения электронных счетов доступно несколько способов. Как выбрать наиболее подходящий для компании?

Для работы с э-счетами или структурированными счетами доступны различные решения, в том числе как платные, так и бесплатные решения. При выборе наиболее подходящего варианта главное — оценить потребности предприятия с учетом как объема счетов, так и планов развития бизнеса.

Э-адрес

На портале Latvija.gov.lv доступна форма э-счета сообщения по электронной почте — обеспечиваемое государством бесплатное решение, которое можно использовать для отправки и получения электронных счетов от государственных и муниципальных бюджетных учреждений. Согласно информации Министерства финансов, в будущем планируется расширить функциональность этого инструмента, чтобы его можно было использовать и для отправки электронных счетов между предприятиями.

В этом решении можно вручную заполнить форму э-счета и отправить получателю на электронный адрес. Созданная структурированная накладная будет добавлена как вложение в сообщение электронной почты. Если бухгалтерская система предприятия поддерживает создание счетов в формате XML (то есть как структурированный счет), его можно загрузить на портал Latvija.gov.lv. Кроме того, при необходимости к сообщению по электронному адресу могут быть добавлены и другие вложения.

Доступ к учетной записи электронной почты компании, проверку счетов или выполнение других действий могут получить сотрудники, которым предоставлен доступ.

Если с помощью этого решения необходимо отправить документы о доставке товара, э-счет покрывает только часть счета из комплекта двух документов накладной-счета на доставку товара. Поэтому есть две возможности — либо создать два документа — документ поставки товаров, который по-прежнему должен печататься, и документ для оплаты счетов, которые отправляются как э-счет, — либо использовать один документ — товарную накладную-счет, — который и печатается, и отправляется как э-счет.

Преимущество этого решения – возможность пользоваться им бесплатно, что делает его широко доступным, так как электронный адрес обязателен для всех предприятий и учреждений. Недостаток – это необходимость ручной работы, которая может занять больше времени. Поэтому это решение подходит предприятиям с небольшим объемом счетов в повседневной жизни.

Системы бухгалтерского учета и управления предприятием

Бухгалтерские программы и программы управления предприятием, в том числе системы ERP, предлагают различные возможности для создания, отправки и получения электронных счетов. Однако могут быть ситуации, когда конкретная система бухгалтерского учета работу с электронными счетами не поддерживает и не предоставляет возможности генерировать счета в структурированной форме. Поэтому важно вовремя проверить, поддерживает ли используемая или выбранная на предприятии система бухгалтерского учета электронные счета.