Чем длиннее история деятельности предприятия или учреждения, тем больше накапливается различных документов, поэтому нужно думать о приведении их в порядок, подготовке дел и хранении. Хоть и в наше время все больше становится оборот электронных документов, все же до сих пор существуют документы и в бумажном виде, которые необходимо хранить.

Подготовка дел, т.е., группировка документов и приведение в порядок дел согласно номенклатуре дел, является функцией делопроизводства, которая проводится постоянно.

Пункт 15 Правил Кабинета министров №748 "Правила управления документами и архивами" (Правила КМ №748) предусматривает, что учреждение документирует свою деятельность:

• Реализуя установленные в нормативных актах обязанности создавать, получать и хранить документы для обеспечения юридических доказательств, оснований для принятия решений, выполнения анализа действий, информирования общества и для других целей;
• Обеспечивая установленные в нормативных актах права других учреждений и частных лиц получать документы от учреждения.

В свою очередь основные требования для создания дел следующие:

• К делу прикладывают только выполненные и оформленные документы;
• Документы по содержанию должны соответствовать названию соответственного дела;
• В делах документы упорядочивают в хронологическом порядке, например, по номеру, дате регистрации, по принципу, что в низу дела более давние документы, а наверху – новейшие полученные документы;
• В дела помещают только документы 1 соответствующего делопроизводственного года, за исключением дел, которые продолжаются несколько лет подряд. Например, документы различных проектов, учебные документы, рабочие и служебные документы. В этом случае дела ведут до разрешения вопроса, например, окончания проекта, окончания учебных, рабочих или служебных отношений;
• В дела помещают документы, у которых одинаковый срок хранения;
• В дело помещают документы так, чтобы их толщина не превышала 30 мм, далее дело разделяют на тома. В каждом томе страницы отдельно пронумеровывают и каждый том является отдельной хранимой единицей.