Поставка счетов и других оправдательных документов бухгалтерского учета в электронной форме становится все более существенной частью процесса обмена информацией. Как известно, в Латвии с 2025 года планируется ввести электронный счет (э-счет) как обязательный оборот между коммерсантами и коммерсантами и государственными учреждениями, а также учреждениями самоуправлений. В ходе подготовке к этим изменениям вступил в силу новый Закон "О бухгалтерском учете" и Правила Кабинета министров №877 "Правила ведения бухгалтерского учета".

Стороны сделки часто отправляют друг другу счета по электронной почте, называя их в повседневных переговорах подготовленными в электронном виде счетами. Однако на этих документах обычно не ставится подпись, и они не соответствуют ни требованиям к электронным документам, выдвинутым в Законе "Об электронных документах", ни также включенному в Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) определению структурированного электронного счета. Определение предусматривает, что структурированный электронный счет является счетом, подготовленным, отправленным и полученным в структурированном электронном формате, и который соответствует установленному Кабинетом министров (КМ) стандарту электронной накладной, который находится в Правилах КМ №154 "Применяемый стандарт электронного счета и спецификация использования и порядок оборота его основных элементов". Поэтому было бы полезно понять, каково действующее регулирование в отношении этих видов счетов-фактур, которые регулировались ранее действовавшим Законом о БУ и об обращении которых стороны заключили отдельное соглашение.

Обязательные реквизиты

В соответствии с условиями Закона о БУ в учетных регистрах производятся такие записи, которые обосновываются оправдательными документами. Их главной задачей является заверение наличия сделки, и они должны соответствовать требованиям, установленным Законом о БУ, т. е., должны содержать реквизиты определенного вида. Один из самых обычных признаков документа в ежедневном общении – это наличие подписи.

Однако Закон о БУ допускает также случаи, в которых внешний оправдательный документ (которым считается также счет), может не содержать элемент или реквизит подпись, но содержит другие установленные для оправдательного документа реквизиты и информацию о хозяйственной сделке.