Сейчас печатные документы заменяются электронными, а также разного рода расчеты и отчеты подготавливаются при поддержке систем. Хотя бухгалтерские и другие системы обеспечивают главный функционал, не всегда их возможности используются в полной объеме и до сих пор отдельные действия осуществляются за их пределами. Что изменить, чтобы полностью использовать потенциал автоматизации?

Если существующая система или ее функциональность не устраивает пользователя, следует принять стратегическое решение о покупке другой системы. Для выбора наиболее соответствующей потребностям системы должны быть определены необходимые функции и критерии, например:

• каковы основные цели бизнеса, которые система должна поддерживать;
• что является важнейшими функциями, используемыми в повседневной жизни;
• сколько данных будет храниться в системе, как будет обеспечена их безопасность;
• какие специфические отчеты должна обеспечивать система;
• какую нагрузку на систему создаст генерация расчетов и отчетов;
• каковы возможности интеграции с другими системами.

Однако, учитывая, что замена системы зачастую требует много ресурсов, прежде всего стоит пересмотреть, насколько эффективно используется существующая система, каковы ее наиболее характерные проблемы и каковы потенциальные возможности улучшений за ее пределами без вложения объемных ресурсов и средств.

Процессы, нагружающие систему

В зависимости от специфики работы на практике бывают ситуации, когда какое-либо действие влияет на производительность системы. Например, для предприятия с большим числом основных средств начисление их износа может занять несколько часов и параллельно существенно повлиять на производительность системы, а в результате – и на остальных пользователей. Соответственно, время выполнения других операций существенно увеличивается. Одним из решений в этом случае является планирование автоматического продвижения процесса расчета износа основных средств в нерабочее время, тем самым, не влияя на загруженность системы в рабочее время.

В зависимости от специфики системы бывают и другие процессы, ограничивающие разрешенные действия. В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, при которой в процессе расчета колебаний валютного курса невозможно произвести проводки в переоцениваемом модуле (заказы покупателя, модуль главной книги и т. д.). Чтобы не ограничивать использование конкретных модулей, эти процессы можно запланировать в системе как автоматический процесс в то время, когда пользователи их не используют.