Когда документы приведены в порядок и описаны, их хранят в архиве учреждения или в аккредитованном частном архиве согласно установленному в нормативных актах.

Архив учреждений регламентируют Закон "Об архивах", Правила Кабинета министров (КМ) №748 "Правила управления документами и архивами" (Правила КМ №748) и Правила КМ №749 "Порядок, в котором передают документы на постоянное государственное хранение в Национальный архив Латвии" (Правила КМ №749).

Функции архива

Ну основании пункта 114 Правил КМ №748, архив учреждения должен обеспечивать:

• принятие документов;
• учет принятых в архив учреждения документов;
• доступность и использование принятых в архив учреждения документов (в том числе создание информационной системы, подготовку производных справок и документов);
• хранение принятых в архив учреждения документов;
• другие установленные во внутренних нормативных актах функции.

Документирование

Главные учетные документы это:

• многоуровневое архивное описание и списки учета;
• паспорт архива;
• акты о наличии и физическом состоянии документов.

В пункте 117 Правил КМ №748 установлено, что для фонда архива учреждения создают дело фонда архива, в котором документы группируют в 3 частях:

• в 1 части обобщают документы о составе и объеме фонда архива (например, многоуровневые архивные описания, списки учета, акты о недостающих документах);
• во 2 части обобщают документы об управлении фонда архива учреждения (например, акты о сдаче и приеме документов на постоянное государственное хранение, акты о о наличии и физическом состоянии документов, паспорта архивов);
• в 3 части обобщают акты уничтожения документов.

В каждой части эти документы группируются в хронологическом порядке. Их хранят до закрытия фонда архива и вместе с постоянно хранимыми документами сдают в Национальный архив Латвии (НАЛ).