С точки зрения руководства, иногда даже недельные данные о финансовом положении предприятия уже являются устаревшими, так как бизнес-решения о дальнейшей деятельности должны быть приняты с учетом фактической ситуации, как на самом предприятии, так и в экономике в целом. Поэтому вопрос об использовании актуальных данных в управлении финансами предприятий каждый день становится все более важным.

По-прежнему в большинстве предприятий период подготовки ежемесячных финансовых и управленческих отчетов начинается с 5-ого числа месяца, следующего за отчетным месяцем, вплоть до 20-22-го числа или даже дольше. Смещение этого времени, в основном, связано как с получением и обобщением информации от партнеров по сотрудничеству о произошедших сделках, так и с процессами бухгалтерского учета и обменом информацией между отделениями на предприятии, а также системами, используемыми на различных предприятиях.

Длительный период подготовки отчетов для руководства предприятия не предоставляет актуальной информации об объемах продаж, размере и структуре расходов, а также краткосрочном денежном потоке. Таким образом, руководство предприятия не может проактивно адаптироваться, если меняется экономическая ситуация в целом или изменения затрагивают конкретный реализованный предприятием проект, поэтому для руководства  получение актуальных данных или данных в реальном времени имеет важное значение.

Что такое данные реального времени?

В отличие от данных, основанных на системе исторических отчетов, когда информация обобщается и подготавливается за предыдущие периоды, данные реального времени предлагают возможность видеть и анализировать финансовую информацию без смещения времени. Это означает, что ответственные работники предприятия в любое время суток, а также находясь в любом месте, могут подключаться к системе управления бизнесом предприятия и видеть актуальные данные конкретного момента.

Что необходимо для перехода от исторической финансовой информационной системы к финансовой информации реального времени?

В первую очередь для того, чтобы на предприятии можно было создать доступ к финансовым данным реального времени, необходимо перейти с программ и систем, установленных на устройствах, на использование облачных систем. Облачные системы позволяют работникам предприятия подключаться, вводить данные и утверждать сделки с любого места, в любое время, когда это необходимо, если доступно подключение к интернету. Большая часть облачных систем позволяет работать с любого устройства – мобильного телефона, планшета и/или компьютера. Облачные системы сегодня предоставляют такую необходимую мобильность, как работникам, так и руководителям и владельцам предприятия.

Следующий шаг, необходимый для внедрения в предприятие финансовых отчетов реального времени – это взаимно интегрированные системы. Если на предприятии используется какая-либо из крупных систем управления ресурсами предприятий (ERP), например, “SAP”, одна из систем “Microsoft”, “Horizon”, то часть обмена информацией уже проходит в одной системе, так как системы ERP состоят из взаимно интегрированных модулей, предназначенных для управления различными бизнес-процессами. Однако системы ERP не включают в себя все бизнес-процессы, поэтому необходима интеграция с различными внешними системами, например, платформами электронной коммерции, POS-терминалами и другими системами.