Каждый руководитель в своей карьере хотя бы пару раз внедрял какую-то систему управления финансами, которая управляет на предприятии доходами, расходами и основными средствами (например, "Horizon", "Oracle E-Business Suite", "SAP", "Microsoft Dynamics 365"). Учитывая, что предложение систем весьма широкое, то может возникнуть ситуация, что предприятие использует для управления финансами даже несколько систем. Как мудро управлять процессом внедрения финансовых систем? Какие условия следует соблюдать?

Администрирование и содержание систем управления финансами в компании осуществляют специалисты в области информационных технологий (ИТ). Чтобы они были удобными, информация в них была достоверной и обрабатывалась в соответствии с законодательством, каждая система должна быть основным пользователем или держателем информационных ресурсов, имена ролей могут быть разными.

Основной пользователь системы

Основной пользователь должен быть определен во внутреннем нормативе компании, например, в распоряжении. Основной пользователь предоставляет права пользователя в системе управления финансами, следит за тем, чтобы в системе не было лишних пользователей. Кроме того, он планирует, утверждает изменения в системе, утверждает результаты тестирования системы, одобряет или не одобряет введение новой версии системы и планирует бесперебойную работу финансовой системы. Часто приходится видеть, что основные пользователи либо не понимают свою роль, либо относятся к обязанностям легкомысленно, создавая киберриски или недостаточно следя за рисками доступности, точности и конфиденциальности финансовой информации компании.

Основными пользователями систем управления финансами, как правило, являются бухгалтеры и финансовые директора. Обязанности основного пользователя – дополнительные обязанности для уже существующих. Каждый финансовый директор или бухгалтер должен выяснить у ИТ-менеджера, каковы его обязанности по управлению системами финансового управления компании. Ошибочно и опасно считать, что за непрерывную работу и развитие финансовых систем компании отвечает только ИТ-специалист. Финансовый директор и бухгалтеры несут первоочередную ответственность за успешность цифровой поддержки финансового управления, и именно от этих специалистов должна исходить инициатива о существенных изменениях в цифровой экосистеме финансового управления или необходимости ее полной замены.