В то время, когда предоставление, сбор и обобщение информации в электронной форме все чаще используются на добровольной основе не только в частных организациях, но и в государственных учреждениях, странно получать характерное для “прошлого века” регламентирование хранения документов, но, к сожалению, это является обязательным для всех организаций и, следовательно, его нужно соблюдать.

В этой публикации отражены поправки к Закону “Об архивах” (Закон) от ноября 2018 года, а также требования Правил Кабинета министров (КМ) №690 “Правила об имеющих архивную ценность документах, удостоверяющих ход трудовой деятельности или службы и образование лица, и о сроках их хранения” (Правила), которые в равной степени применяются к государственным, муниципальным и частным организация, а также к осуществляющим хозяйственную деятельность лицам, у которых имеются работники (далее в этой статье они рассматриваются как организации и не разделяются, поскольку требования не различаются). Таким образом, образуются документы особого вида.

Таким образом, можно сказать, что как поправки к Закону, так и к Правилам определяют два типа требований:

• обеспечить хранение соответствующих видов документов, созданных и полученных в результате своей деятельности;
• по просьбе другого лица выдать справки и заверенные производные документы, которые ему необходимы для доказательства своих прав и защиты своих интересов.