Сэр Ричард Брэнсон (Sir Richard Branson) сказал: “Если вы позаботитесь о своих сотрудниках, они позаботятся обо всем остальном”. С этим нельзя не согласиться, и эти знания также можно применять для защиты данных сотрудников. Чем больше сотрудник будет увереннее в том, что компания защищает свои данные, тем выше вероятность того, что этот сотрудник станет отличным вестником деловой миссии и ценностей предприятия.

Когда отборочные собеседования завершены и выбор сделан, мы можем легко выдохнуть, потому что мы уже получили нового коллегу. Тем не менее, существует целый ряд вещей, которые можно сделать до первого рабочего дня потенциального коллеги, например, подготовить трудовой договор или, в соответствии с оцененными специалистом по охране труда рисками, отправить потенциального коллегу на обязательную проверку здоровья. На этом этапе также не обойтись без вопросов о защите данных, потому что необходимо получить недостающую информацию о сотруднике для подготовки вышеупомянутых документов.

Сначала данные, затем договор

Чтобы заключить трудовой договор в соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 40 Закона “О труде” (ЗТ), в нем нужно указать имя работника, фамилию, персональный код и место жительства. К тому же эти данные необходимы и для подготовки карточки для обязательной проверки здоровья. Приятно, что Регламент Европейского Парламента и Совета 2016/679 о защите физических лиц в отношении обработки личных данных и о свободном движении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46/ЕС (Общий регламент защиты данных) (Регламент) предусмотрел этот вопрос, и получение необходимой информации еще до заключения договора соответствует требованиям Регламента. Дополнительное правовое основание для получения данных установлено в подпункте b) пункта 1 статьи 6 Регламента – обработка данных необходима для выполнения договора или выполнения мероприятий до заключения договора.

По правде, в Регламенте не указано, каким образом эти дополнительные данные – персональный код и место жительства – могут быть получены, если они не указаны в резюме, поэтому это решение ложится на плечи работодателя. Кажется, это мелочью во всем цикле отбора персонала, но это важно. По своему опыту я знаю, что работодатели выбирают разные способы получения данных, например, звонят предполагаемому сотруднику, просят отправить данные по электронной почте или пишут на листе бумаги после собеседования и передают ответственному лицу, которое уничтожает этот лист, как только данные введены в договор или в карточку обязательной проверки здоровья. Конечно, ситуации бывают и будут разными, и нет одного рецепта для всех, поэтому работодатели могут использовать и другие способы получения дополнительных данных. Главное, чтобы это было хорошо продумано и обосновано, если возникает такая необходимость.