Проводя семинары об управлении документами персонала, часто получаю вопросы, какие документы необходимы, если в организации проводится набор сотрудников в порядке конкурса. Стоит отметить, что управление документами персонала – это область, которая прямым образом не регулируется ни в одном нормативном акте, поэтому в этой публикации будут обобщены рекомендации из личной рабочей практики.

В оформлении документов нужно соблюдать Закон “О юридической силе документов”, а также Правила Кабинета министров №558 “Правила разработки и оформления документов”, которые вступили в силу 7 сентября этого года.

При организации процесса отбора персонала компания должна рассмотреть вопрос об обороте документов, соблюдая:

• как правильно составить объявление о работе;
• как оценивать заявки, поданные претендентами;
• как и вообще должен ли регистрироваться процесс отбора;
• как хранить личные данные, полученные в процессе отбора;
• другие правила.

Невозможно описать документы по набору персонала, не анализируя сам процесс отбора, тем самым понимая, какие документы требуются на каждом этапе отбора.

Отбор персонала

Цель высококачественного отбора персонала состоит не в том, чтобы привлечь как можно больше кандидатов или внимание, а привлечь соответствующих кандидатов из которых выбрать подходящего. Отбор должен соответствовать миссии, видению и ценностям организации в соответствии с руководящими принципами, изложенными в кадровой политике. Следует помнить, что отбор предоставляет организации возможность произвести о себе положительное впечатление.

Управление персоналом различает внутренний и внешний отбор. При внутреннем отборе проводится конкурс на вакантную должность среди сотрудников компании, а во внешнем отборе организация привлекает кандидатов с внешнего рынка труда.

Закон “О труде” (ЗТ) не предусматривает внутреннего отбора. Если существующий сотрудник выиграет внутренний конкурс, для него подготавливают соглашение о внесении изменений в трудовой договор. Его обоснованием является решение конкурсной комиссии относительно результатов внутреннего отбора.