В повседневной деятельности у предприятия могут возникнуть ситуации, когда расчеты за необходимые предприятию товары и услуги производит работник за свои средства. Для возмещения возникших у работника затрат подготавливается авансовый расчет. Рассматриваем важнейшие принципы бухгалтерского учета, налогов и хорошего управления, которые было бы важно соблюдать, чтобы избежать рисков, связанных с авансовыми расчетами.

Согласно пункту 36 Правил Кабинета министров (КМ) № 877 "Правила ведения бухгалтерского учета" авансом является платеж физическому лицу — работнику предприятия, члену правления или совета, собственнику или участнику — для обеспечения хозяйственных сделок предприятия, чтобы это подотчетное лицо осуществило один или несколько платежей согласно данному поручению (например, для покрытия расходов на командировку, приобретение товаров или использование услуг).

Из этого следует, что:

• аванс предусмотрен и подлежит использованию только и исключительно для хозяйственной деятельности предприятия;
• подотчетное лицо выполняет данное предприятием поручение;
• подотчетным лицом может быть не только работник, но и член правления или совета, а также собственник предприятия.

Требования нормативных актов об оформлении оправдательных документов и применении налогов также распространяются на всех упомянутых лиц наравне. Следует подчеркнуть, что упомянутая норма правил КМ не включает третьих лиц, то есть третьи лица не могут быть подотчетными лицами и представлять предприятию авансовые расчеты.

Требования бухгалтерского учета

Форма авансового расчета или оправдательного документа, подготавливаемого в связи с использованием аванса или возмещением расходов работника, может отличаться, однако он должен содержать все установленные частью 5 статьи 11 Закона "О бухгалтерском учете" реквизиты: наименование вида документа, его номер, сведения о предприятии, сведения, позволяющие идентифицировать участников хозяйственной сделки, описание и стоимость сделки в денежном выражении, а также подпись лица, ответственного за правильность представленной в оправдательном документе информации, или, если документ подготовлен в электронной форме, электронное подтверждение. Следует подчеркнуть значение описания сделки – описание должно быть таким, чтобы было понятно, каким образом возмещенные расходы связаны с обеспечением хозяйственных сделок предприятия.