Сейчас внешние бухгалтеры получают документы клиентов разными способами — и в облачных программах, таких как "Google Drive", и в электронных письмах, и в переписках WhatsApp, создавая весьма большой хаос в документообороте. Как внешнему бухгалтеру организовать получение документов от клиентов? Как ввести требования к структуре документов для клиентов?

Организация документооборота – непростая задача в каждой компании. Если говорить о бухгалтерском учете и бухгалтерских услугах, то эта задача становится еще более сложной, поскольку отсутствие документов или своевременное получение исправленных документов влияет не только на работу бухгалтера, но и на качество различных отчетов и даже налоговых расчетов и платежей.

Необходимо составить календарный план

Существует несколько способов передачи/получения документов, если они находятся в разных местах — у клиента или даже одного предприятия в различных структурных подразделениях. На передачу/получение документов влияют объем оказанных услуг (бухгалтерская услуга полного цикла или отдельные бухгалтерские услуги) и объем обрабатываемых сделок. По этой причине, прежде всего, нужно понять и записать на бумаге, какие именно документы вам необходимо получить и когда.

Исполнитель внешней бухгалтерской услуги должен составить календарный план на месяц или даже в некоторых случаях на квартал, если необходимо подготавливать квартальные отчеты, и запланировать сроки, в которые он хочет выполнить необходимую работу. Этот план должен включать также отчеты, которые бухгалтер должен подготовить руководству предприятия. Далее нужно написать, какие виды документов необходимы для выполнения соответствующей работы от компании, и затем можно приступать к планированию потока этих документов.

Пример

Бухгалтер обслуживает предприятие с 7 работниками, торгующими товарами и оказывающими услуги (выполняет установку/обслуживание товаров). Бухгалтер осуществляет полный цикл бухгалтерского учета. В компании сотрудники выписывают счета-фактуры на проданные товары и счета за оказанные услуги, ведут учет движения товаров и учет приобретенных и использованных материалов. Предприятие является плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС). Бухгалтер взял на себя обработку и проводку оправдательных документов, начисление оплаты труда, подготовку отчетов в Службу государственных доходов и руководству предприятия — это задачи, которые можно выполнять каждый месяц.

План основных работ на месяц (удобнее всего подготовить его в табличном формате):

• до 5 числа начислить и выплатить заработную плату;
• 16 числа подготовить и представить сообщение работодателя;
• 19 числа подготовить и подать декларацию НДС;
• 23 числа подготовить и отправить отчеты руководству компании.