Хотя операции с наличными быстро сокращаются, они все еще происходят. Для тех компаний, которые предлагают оплату наличными, также очень важно подготовить документацию, подтверждающую наличие проведенных операций. Давайте посмотрим, каковы требования к этим документам!

Требования к кассовым ордерам

На кассовые поступления и расходы должны быть подготовлены обосновывающие документы – кассовый приходный или расходный ордер или иной равноценный документ, соответствующий требованиям пунктов 3 и 4 правил Кабинета министров (КМ) №625 "Требования к оправдательным документам по кассовым доходам и кассовым расходам и ведению кассовой книги", на основании которого производятся записи в кассовой книге. Кассовые приходно-расходные ордера нумеруются отдельно с последовательным указанием порядкового номера. Если кассовые приходно-расходные ордера подготавливаются в электронной форме, каждой сделке наличных денег может быть присвоен уникальный идентификационный номер, под которым он зарегистрирован в бухгалтерской компьютерной программе и который указан в кассовом ордере.

В случае электронного учета должны учитываться требования части 1 статьи 27 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ), а именно, документы бухгалтерского учета в электронной форме хранятся на территории Латвийской Республики или другой страны-участницы Европейского союза в соответствии с требованиями, установленными Регламентом 2018/1807 о конституции для свободного оборота неличных данных в Европейском союзе. Следовательно, если в кассовых ордерах указаны персональные коды, повышенное внимание следует обратить на облачный сервер, на котором хранятся данные учета наличных денег предприятия. Особое внимание на этот аспект должны обратить международные компании, выяснив, где находится "материнское" облако.

В кассовых ордерах должны быть указаны реквизиты, указанные в пунктах 3 и 4 Правил КМ №625.

Что можно не указывать?

В кассовом приходном или расходном ордере, подготавливаемом в электронной форме, сумма наличных денег не должна указываться как цифрами, так и прописью. Такое требование обосновано тем, что в бумажном виде можно вручную исправить сумму, если она написана только цифрами, а при подготовке ордера в электронном виде невозможно внести исправления на распечатанном ордере.

В расходном кассовом ордере не указываются сведения о получателе наличных денег, но может быть приложен удостоверяющий взнос документ, например чек, если кассир полученные в течение рабочего дня наличные деньги передает инкассатору для внесения на счет предприятия в кредитном учреждении или сам вносит их в кредитное учреждение, если деньги представляются в Банк Латвии, а также в случае изменения номиналов денег.