Хотя в нормативных актах Латвии уже какое-то время установлено, что оправдательные документы бухгалтерского учета можно сохранять в электронной форме, а оригиналы уничтожать, на предприятиях эта практика по-прежнему используется осторожно, причиной чего может быть недостаточная информация о проблеме.

Неофициальная статистика показывает, что хранение оправдательных документов бухгалтерского учета только в электронной форме на предприятиях введено в небольшом количестве, поэтому общепринятой практики по данному вопросу для оценки правильности обработки электронных бухгалтерских документов компаний нет. Большинство документов предприятий хранятся в электронной форме, и дополнительно – также в бумажной форме, исходя из возможности обновления данных при необходимости или из-за опасений относительно отношения Службы государственных доходов (СГД) во время аудита.

При анализе справок и писем СГД или информации, доступной в средствах массовой информации, а также при проведении консультативной работы, был прояснен круг вопросов, по которым до сих пор не имеется единого понимания. Давайте рассмотрим самые распространенные вопросы, которые создают неясность.

Роль документов в бухгалтерском учете

Иногда бухгалтеры ошибочно понимают роль оправдательных документов бухгалтерского учета и документов поставки товаров.

В соответствии с требованиями Закона “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) (части 1 и 2 статьи 2, часть 1 статьи 7) для внесения записей в регистры бухгалтерского учета необходим оправдательный документ (счет). В пунктах 35¹¹ и 35¹² Правил Кабинета министров (КМ) №585 “Правила о ведении и организации бухгалтерского учета” (Правила КМ №585) установлено, что для отслеживания перемещения товара требуется документ поставки товаров (например, накладная).

Упомянутые документы – оправдательный документ (например, счет) и документ о поставке товаров – два разных документа с различной целью и функцией, а именно, оправдательный документ используется для отражения сделок в учетных регистрах, в свою очередь, документ поставки товаров оформляется только для отслеживания сделки.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 35¹⁶ Правилами КМ №585, оправдательный документ может быть использован также как документ поставки товаров, а именно, в одном документе могут быть объединены два документа (оправдательный документ и документ поставки товаров), но требования нормативных актов, регулирующих сферу налогообложения и бухгалтерского учета, не устанавливают эту обязанность.

Подписание документов поставки товаров

Правила КМ №585 различные виды процедур подписания документов поставки (пункты 35¹¹ и 35¹⁴).

Документ о поставке товаров должен быть самостоятельно подписан как отправителем, так и получателем. Если этот документ подготовлен в электронном виде, то сторона сделки может не подписывать документ, но все участники сделки должны выполнить электронное подтверждение или авторизацию документа, либо документ должен быть подписан электронным способом.

Часть 2 или 3 статьи 7¹ Закона о БУ предусматривает, что внешний оправдательный документ может быть без подписи, если в нем наличие хозяйственной сделки обосновывается другим внешним документом, имеющим юридическую силу в понимании Закона "О юридической силе документов" (например, договор), или же его удостоверило ответственное лицо получателя документа в установленном руководителем предприятия порядке.

В дополнение к упомянутому, пунктом 41 Правил КМ №585 установлено, что документы организации бухгалтерского учета определяют также порядок организации предприятием обращения оправдательных документов и хранения документов.