Чем отличается надежная электронная подпись из обычной электронной подписи? Как выглядит электронная подпись? Имеет ли счет юридическую силу, если в нем указано, что он подготовлен в электронной форме и действителен без подписи, а поставщик отправляет его на бумажном носителе? Ищем ответы!

Какова разница между электронной подписью и надежной электронной подписью?

В делах электронных документов уже можно говорить об истории. Исторически частные организации быстро и активно начали использовать различные возможности информационных технологий (ИТ), пока государство оставалось позади как в их использовании, так и в создании своих услуг. Многие организации уже давно пользуются различными бухгалтерскими и другими специальными программами, которые существенно облегчают и влияют на создание документов и их оборот. Если первоначально все документы распечатывались, подписывались и отправлялись по почте, что не вызывало вопросов, так как эти действия проводились с обычными бумажными документами, то при появлении факсимильных аппаратов и электронной почты стали возникать вопросы о достоверности или оригинальности документов. Начальное решение было быстрым, но дорогим и “бумажным” – документ быстро отправлялся по факсу, а параллельно по почте отправлялся оригинал на бумажном носителе. Если была важная скорость, это было хорошим решением. Вначале использовались и возможности электронной почты. Но тут возникает вопрос, действительно ли нужны и бумажные документы, если сделка уже состоялась – счет оплачен и товары выданы на основании документов, полученных по факсу или в электронной форме.

Понемногу отправленные бумажные оригиналы все больше теряли значение в обороте товаров и бухгалтерском учете, а также были внесены соответствующие поправки в нормативные акты, устанавливая, что отсканированный или иной читаемый, разборчивый электронный документ признается действительным оправдательным документом. Чтобы место подписи не оставалось совсем пустым, кто-то решил записать, что “Документ подготовлен в электронной форме и действителен без подписи”. При этом было принято решение о том, что документ с такой записью является документом, подписанным электронным способом. Но это не правда! Никто таким образом не берет на себя ответственность за содержание такого документа. В том, что в документе с такой оговоркой указано имя и фамилия какого-либо лица, не имеет большого значения, поскольку нет доказательства того, что это лицо действительно знает о такой сделке или берет на себя ответственность за нее. Таким образом, такая оговорка не считается электронной подписью.

Специфической и уже немножко устаревшей формой электронной подписи являются “галочки” или “клики”, которыми утверждаются действия, осуществляемые в различных электронных системах или специальных программах. Например, при авторизации в Системе электронного декларирования Службы государственных доходов или в специальном программном обеспечении какой-либо организации, подключение любого лица и все осуществленные в этой системе действия подлежат аудиту – можно определить, кто, когда и что делал. Таким образом, “клик” считается своего рода электронной подписью, однако проблемы возникают, если информация должна быть направлена вне системы – в таком случае такие электронные подписи недействительны, и должны быть разработаны отдельные документы, которые должны быть вновь подписаны.

Здесь мы, наконец, добрались до надежной электронной подписи – уже почти 20 лет в Латвии существует разработанная и поддерживаемая государством электронная подпись, которая соответствует самым высоким требованиям безопасности мира и Европейского Союза. Она привязана к реестрам Управления по делам гражданства и миграции (УДГМ), связывая ее с конкретным лицом, имеющим латвийский персональный код – латвийская надежная электронная подпись может быть у граждан, неграждан Латвии и граждан других стран, зарегистрировавшихся в УДГМ и получивших персональный код Латвии, например, студенты, гости. Ее содержание и развитие доверены Латвийскому национальному центру радио и телевидения. За последние годы электронная подпись быстро развивалась, стала более дружественной для пользователя, бесплатной, ее проверку и содержание гарантирует государство.

В настоящее время удобная и бесплатно используемая надежная электронная подпись первоначально (до 1 января 2019 года) организациям предоставлялась за плату и еще не была так удобна, как сейчас. Поэтому несколько частных организаций в Латвии и за ее пределами разрабатывали и предлагали свои средства идентификации и подписи. Это также электронные подписи, которые соответствуют определенным требованиям безопасности – нужно смотреть информацию конкретных предлагающих лиц. У частных электронных подписей не имеется гарантий Латвии или другой страны, и их использование является платной услугой. У различных продуктов возможности, удобство и степень безопасности, а также затраты могут отличаться. В некоторых из них возможна также интеграция надежной электронной подписи Латвии и других стран как, например, чтение eID карт и т.п.