Приняты поправки в Правилах Кабинета министров (КМ) №916 "Порядок разработки и оформления документов" (Правила КМ №916). Однако поправки в основном относятся к производным документам. Какие требования к оформлению оригиналов документов? Что является оригиналом документа? Что является производным документом? Как нужно оформить, например, оригинал годового отчета предприятия и сообщение ревизора на нескольких страницах (сшивать, подписывать)? Является ли оригиналом как поданный аудитору экземпляр годового отчета, так и выданное сообщение ревизора? Или все же эти выданные документы являются производными? Какие различия в их оформлении?

Оригинал и производный документ, количество оригиналов документа

Оригинал – это документ, в котором имеется собственная подпись (если это документ в бумажной форме), или документ с безопасной электронной подписью.

Самое важное – понять суть: подписывающее документ лицо берет на себя ответственность о документе, который оно подписывает. Все экземпляры одного документа равны, подписывающее лицо берет на себя ответственность за этот конкретный документ (текст и реквизиты), и не имеет значение то, в скольких экземплярах он подготовлен – для ответственности хватает и одного (любого).

Количество оригинальных экземпляров документа / оригиналов не ограничено (тут имеются в виду "обычные" документы: управленческие, бухгалтерские и тому подобные, которые ежедневно используют в организациях, а не, например, удостоверяющие личность документы, которые имеют только 1 оригинал) – все экземпляры, которые имеют собственноручную подпись, являются оригиналами. Один экземпляр – это минимальное количество экземпляров оригинала документа, а не максимальное. Даже "во времена печатных машинок", когда документы множили, используя копировальную бумагу, оригиналов было столько, на скольких экземплярах стояла самоличная подпись, и даже в случае, если это была довольно тусклая, полученная при помощи копировальной бумаги версия документа. Первый экземпляр был визуально качественнее, но ничем более особенным не являлся.