Во время объявленного в стране чрезвычайного положения, когда большое количество компаний перешли на удаленную работу, вопрос оформления и использования электронных документов стал особенно актуальным. Какие бывают форматы электронных документов, и как обеспечить их оборот в электронном виде, чтобы документы сохраняли свою юридическую силу? Давайте рассмотрим практические аспекты!

По сути, любой счет, который подготавливается электронно каким-либо из видов электронных документов и не распечатывается, является счетом, подготовленным в электронном виде. В каком бы формате документ ни был создан, юридическая сила документа должна сохраняться на протяжении всего его времени использования.

Виды электронных документов могут быть различными, они определяются Правилами Кабинета Министров (КМ) №473 "Порядок разработки, оформления, хранения и оборота электронных документов в государственных и муниципальных учреждениях и порядок оборота электронных документов между государственными и муниципальными учреждениями или между данными учреждениями и физическими и юридическими лицами" (Правила КМ №473), и могут быть:

• в текстовом формате;
• в формате открытых документов (ODF) для офисных приложений;
• в формате файла Office Open XML;
• в формате переносимого документа (PDF) или в формате переносимого документа для длительного хранения (PDF/A);
• сжатые и закодированные изображения в цифровом формате (JPEG, TIFF и PNG).

Первые два формата – это читаемые и редактируемые документы (обычные документы Word и Excel), XML – машиночитаемый формат, PDF – читаемый и машиночитаемый формат, который может быть редактируемым или недоступным для редактирования, а последние перечисленные форматы, по сути, являются фотографиями.

Когда можно в электронном виде?

Оправдательный документ может иметь внешнее или внутреннее происхождение и, в зависимости от значения документа, может быть в подготовлен в бумажном виде (в одной или нескольких копиях) или в электронном виде. Когда внешний оправдательный документ может быть электронным, это указывается в Правилах КМ №585 "Правила ведения и организации бухгалтерского учета":

В качестве внешнего оправдательного документа можно использовать также копию выданного подготовленного в бумажной форме документа (в электронной форме или распечатку), которая отправлена в электронном сканированном виде или по факсу, а также копию электронного документа в бумажной форме (распечатку), достоверность которой не заверена в соответствии с нормативными актами о порядке разработки и оформления документов, если выполнено упомянутое в части 2 статьи 7.1 Закона "О бухгалтерском учете" условие.

Следовательно, если мы дословно читаем эти условия, то только документ, представленный в бухгалтерию для оплаты, может быть в электронном виде. В соответствии с формулировкой этих правил документ, обосновывающий получение товаров или услуг, может быть только в бумажном формате или должен быть подготовлен в соответствии со стандартом Европейского союза LVS EN 16931-1: 2017 "Электронные счета-фактуры. Часть 1. Семантическая модель данных основных элементов электронных счетов". Компания выдает его в соответствии с технической спецификацией LVS CEN/TS 16931-2: 2017 "Электронные счета-фактуры. Часть 2. Список синтаксисов в соответствии с EN 16931-1" (ISO / IEC 19845 (UBL 2.1)) (подготовлен в формате XML в соответствии с определенным шаблоном).