К сожалению, в законах не говорится, как действовать в ситуации, когда нет оправдательного документа – счет или кассовый чек утерян или же не выдан. Так, сотрудник забронировал на сайте Booking.com отель для командировки в Италии по банковской карте компании. Счета нет, и получить его невозможно. Как правильно провести такие расходы? Нужно ли писать какую-то бухгалтерскую справку? Следует ли применять подоходный налог с предприятий, если невозможно получить оправдательный документ и о сделке свидетельствует только оплата в банке?

Оправдательным документом является документ, удостоверяющий наличие хозяйственной сделки предприятия. В части 5 статьи 11 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) оговорены реквизиты и информация о хозяйственной сделке, которая должна быть включена в оправдательный документ:

• наименование вида документа;
• дата документа;
• номер документа;
• сведения о предприятии, являющемся участником хозяйственной сделки, издающем от своего имени документ (автор документа):
  • наименование автора документа (для коммерческого общества, индивидуального коммерсанта – фирма), его регистрационный номер или регистрационный код налогоплательщика;
  • если автором документа является такое физическое лицо, которое осуществляет хозяйственную деятельность, но не является индивидуальным коммерсантом, – имя и фамилия, регистрационный код налогоплательщика;сведения, позволяющие недвусмысленно идентифицировать других участников хозяйственной сделки, если таковые имеются;
• если другим участником хозяйственной сделки является физическое лицо, не осуществляющее хозяйственную деятельность, – имя и фамилия, персональный код (если лицу таковой присвоен) указывается по требованию этого лица или если он вытекает из иных нормативных актов;
• описание и стоимость хозяйственной сделки в денежном выражении, а в установленных нормативными актами случаях – также другая информация о хозяйственной сделке (например, количество, единица измерения);
• для отдельных видов оправдательных документов – также другие установленные нормативными актами обязательные реквизиты;
• подпись лица, ответственного за правильность представленной в оправдательном документе информации, за исключением случаев, упомянутых в частях 6, 7 и 8 статьи 11 Закона о БУ.

В свою очередь в части 10 этой же статьи указано, что внешним оправдательным документом может считаться также полученное через электронные каналы передачи данных производное подготовленного в бумажной форме оправдательного документа в электронной форме и производное этого производного или подготовленного в электронной форме оправдательного документа в бумажной форме (распечатку), если наличие хозяйственной сделки, упомянутой в соответствующем производном от оправдательного документа, в установленном руководителем предприятия порядке удостоверяется лицом, ответственным за совершение хозяйственной сделки и правильность представленной в оправдательном документе информации. Ответственное лицо получателя (предприятия) производного документа имеет право в установленном руководителем предприятия порядке потребовать от выдавшего производный оправдательный документ лица предъявления оригинала документа, если необходимо убедиться в правильности производного документа или юридической силе оригинала документа.

Оправдательный документ может быть подготовлен в электронной или бумажной форме; он должен быть подготовлен таким образом, чтобы в течение всего срока его хранения не утрачивалась содержащаяся информация и имелась возможность создания производного документа, говорится в частях 1 и 5 статьи 11 Закона о БУ.