Каждое предприятие обязано в течение определенного срока хранить в архиве бухгалтерские документы. Содержание архива можно доверить как работнику предприятия, так и представителю внешней услуги. Архив необходимо периодически пересматривать и уничтожать документы, у которых истек срок хранения.

Время и место хранения

Документы и регистры прошлых лет хранятся в архиве предприятия в течение определенного времени. Статьей 28 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) предусмотрены конкретные сроки хранения бухгалтерских документов различного вида:

• годовые отчеты – до реорганизации или прекращения деятельности предприятия;
• инвентаризационные ведомости, бухгалтерские регистры и документы организации – 10 лет;
• оправдательные документы об оплате труда до 1999 года – 75 лет, об оплате труда после 1 января 1999 года – 10 лет;
• информация, отражающая оплату за время предоставленного отпуска и неиспользованные отпуска работников – 10 лет со дня прекращения трудовых правовых отношений с работником;
• остальные оправдательные документы – до дня, когда они необходимы для выполнения требований закона о прослеживаемости хода хозяйственной сделки, но не менее пяти лет.

Документы как электронного, так и бумажного формата имеют одинаковый срок хранения, а требования к месту их хранения отличаются. Документы и регистры бумажного формата хранятся на территории Латвии. В Законе о БУ введено ограничение на место хранения данных электронного формата — их разрешается размещать только в облачных ресурсах Европейского союза. Хранящиеся в электронной форме документы и регистры должны обеспечивать полный онлайн-доступ к соответствующим данным.