Учитывая, что основной деятельностью склада является получение, хранение и отгрузка товаров, важно вести учет товаров, который помогает контролировать и знать потоки товаров. Для обеспечения по возможности полного и корректного учета потока товаров на складе и в бухгалтерском учете необходимы оправдательные документы. Какие документы помогают доказать транспортировку товаров?

Согласно Закону "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) в учетные регистры вносятся записи, обоснованные оправдательными документами. Если такое условие вводится и в учете товаров и их параметров, непосредственно не связанных с бухгалтерским учетом (в учете партий товаров, учете сроков годности и т.п.), можно получить качественные данные. Анализ этих данных позволяет оценить деятельность предприятия, а также оценить, можно ли разделить их в ситуации возникновения дополнительных затрат или убытков, например, с перевозчиком товаров.

Перевозки груза различными видами транспорта требуют определенного совокупности сопроводительных документов, содержание и форма которых регулируются различными нормативными актами, регламентами и конвенциями. При осуществлении перевозок товаров необходимо понимать, территории каких стран пересечет груз, поскольку иногда условия между государствами относительно прилагаемых к грузу сопроводительных документов различаются.

Транспортировка товаров в Латвии

При транспортировке товаров только на территории Латвии обязательными являются Правила Кабинета министров (КМ) №877 "Правила ведения бухгалтерского учета", устанавливающие основные требования к документам поставки товаров. Согласно Правилам КМ №877 в документ поставки товаров включаются, по меньшей мере, следующие реквизиты и информация:

• наименование, регистрационный номер или имя, фамилия и персональный код отправителя/получателя товаров;
• адрес места выдачи товаров;
• наименование вида документа, например, документ поставки товаров или транспортная накладная на товары;
• дата и номер регистрации документа;
• наименование, единица измерения и количество товаров;
• описание соответствующей хозяйственной сделки или деятельности (например, поставка (продажа) товаров другому предприятию, перемещение между структурными подразделениями предприятия);
• ссылка на другой документ, в котором содержится информация, необходимая для оценки хозяйственной сделки в денежном выражении (например, договор);
• подпись, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 42 Правил КМ №877 и Законом о БУ.

Подпись или электронные авторизации, подтверждающие факт сдачи/получения товаров, имеют на практике очень важное значение, так как в спорных случаях будет проще доказать, что одна сторона сдала, а другая сторона — приняла товар. Что касается получения услуг, этот вопрос можно рассматривать чуть проще, а с товарами – важно определить и поддерживать способ подтверждения передачи/приема товаров и качества отправленных/полученных товаров. Это также вопрос разделения ответственности и покрытия убытков, если таковые возникают.

Правилами КМ №877 определено, что документ о поставке товаров подписывают:

• в месте выдачи товаров – отправитель товаров (выдавшее товары лицо);
• в месте получения товаров – получатель товаров.

Документ поставки товаров может не подписываться, если он подготовлен в электронной форме и стороны сделки (отправитель и получатель товаров) подтвердили его на основании соглашения отправителя товаров с получателем товаров о поставке товаров.