Живя в цифровой эпохе и стремясь упростить взаимодействие между предпринимателем и его клиентом, чаще всего именно процедура выставления счетов создает наибольшую сложность и наибольшую административную нагрузку. С другой стороны, будучи в роли покупателей, мы беспокоимся, будет ли гарантия товара в силе, если счет получен как вложение в электронном письме без подписи. Как оформить счет за покупку в интернет-магазине? Какие требования должны быть выполнены?

Сначала необходимо обрисовать совокупность нормативных актов, регулирующих оформление счетов:

• Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) – в отношении оформления оправдательных документов;
• Закон "О налоге на добавленную стоимость" (Закон о НДС) – устанавливает, какой должен быть счет, выписанный зарегистрированными в регистре налога на добавленную стоимость (НДС) налогоплательщиками;
• Закон "О защите прав потребителей" (ЗЗПП) – при сделках с частными лицами.

Закон о бухгалтерском учете

Оправдательный документ должен быть подписан, но имеются другие решения

С 1 января 2022 года вступил в силу новый Закон о БУ, и в статье 11 уточнены требования к оформлению оправдательных документов. В оправдательном документе указываются данные, позволяющие идентифицировать документ (дата, номер), стороны сделки (наименование, регистрационный номер, персональный код – если покупатель этого требует) и сделка (описание, стоимость в денежном выражении). Кроме того, Закон о БУ в общем порядке определяет обязанность включения в оправдательный документ подписи лица, ответственного за правильность отраженной в нем информации. Он может быть подписан как от руки, так и при помощи надежной электронной подписи.

Подпись разрешается не включать в оправдательный документ, если:

• указанная в счете сделка обосновывается другим внешним документом, имеющим юридическую силу (то есть, он подписан), обычно это будет подписанием договора с обеих сторон;

В договоре должно быть предусмотрено, что стороны согласны с электронным выставлением счетов, и рекомендуется указать, в каком формате и с какого адреса электронной почты на какой адрес электронной почты счета будут отправлены. При подготовке договора следует учитывать также то, что позднее в проверках Службы государственных доходов (СГД) будет оценено, соблюдается ли установленный договором порядок выписывания счетов и соответствующим образом ли описаны изменения в этих договорах. В худшем случае, если у СГД возникнут сомнения в несоответствии предусмотренной договором процедуры выписывания счетов или сделок, СГД, вероятнее всего, будет трактовать это как доказательство недобросовестных намерений со стороны участников сделок.