В последнее время бухгалтеров все больше волнует подготовка электронных документов, в том числе, подписание документов, их производных и подтверждение подписью. Цифровые документы накладных и счетов-фактур особенно сбивают с толку. Давайте изучим этот вопрос!

Прежде всего необходимо понять, что Закон “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) относится к оправдательным документам бухгалтерского учета, а не к товарным накладным. Это всегда подчеркивают представители Министерства финансов (МФ) на своих семинарах, указывая, что накладные не являются оправдательным документом бухгалтерского учета и что требования к их оформлению определяются специальными правилами или соответствующими отраслевыми законами. По тому, что было рассказано на семинарах, можно понять, что на складе или в магазине накладные не являются оправдательным документом бухгалтерского учета, так как там они являются оправдательным документом получения товаров и на них распространяются другие требования. Но попав в бухгалтерию тот же документ становится оправдательным документом бухгалтерского учета, оправдывающим возникновение расходов. Почему документы делятся таким образом, мне непонятно, и поработав в рабочих группах МФ, логического объяснения я так и не получила. Профессиональным ассоциациям также не удалось отнести товарные накладные к группе полноценных бухгалтерских оправдательных документов, хотя рабочие группы ассоциации пытались убедить сотрудников МФ и Службы государственных доходов (СГД), что ввод товарных накладных в учетные системы относится к бухгалтерскому учету и не считать накладные оправдательными документами в толковании закона. Я могу объяснить это тем, что представители МФ и СГД не являются бухгалтерами и не ориентируются в электронных принципах бухгалтерского учета. Такое разделение документов было понятно в бумажном бухгалтерском учете, когда учет накладных на складе был отделен от бухгалтерских регистров.

В настоящее время больше нет компаний, которые ведут учет в бумажном формате. Фактически все компании ведут учет в электронном виде в учетных или складских системах, где при внесении накладной в так называемый “склад или магазин” она также автоматически попадает в регистры бухгалтерского учета. То, что склад, магазин или производство находится в другом месте, а не в офисе, не играет роли. Но так оно и есть: накладные якобы не подпадают под действие Закона о БУ, в то же время закон и обязательные правила определяют детали, которые должны быть включены в накладную. Получается некий замкнутый круг – для того, чтобы включить товар с накладной на склад, для него законы практически не написаны, а для того, чтобы тот же товар включить в расходы и зарегистрировать накладную в регистрах бухгалтерского учета, обязательным становится Закон о БУ и Правила Кабинета министров №877 “Правила ведения бухгалтерского учета”

Это определено в части 13 статьи 11 Закона о БУ:

Порядок оформления оправдательных документов и требования к оправдательным документам, которые подготавливаются в отношении товаров, других материальных ценностей и услуг, а также в связи с расходованием наличных или безналичных денежных авансов или возмещением расходов работников, устанавливаются Кабинетом министров.

Итак, все, что связано с оформлением документов об обращении товаров, необходимо искать в Правилах КМ №877, за исключением того, что читается в Законе о БУ. Подчеркиваю еще раз – закон и правила КМ должны читаться вместе.