Представительские расходы и связанная с ними обосновательная документация всегда были довольно сложным вопросом по ряду причин, таких как классификация, налогообложение, соответствующее оформление и реквизиты.

Как отмечается на практике, на представительские расходы в бухгалтерии часто не хватает полной документации, чтобы третья сторона получила ясное и четкое представление. В документах нередко отсутствуют установленные Законом "О бухгалтерском учете" необходимые реквизиты для признания их оправдательными документами, причем они часто подаются в бухгалтерию с опозданием, так как, например, расчет произведен платежной картой предприятия или наличными (как авансовые расчеты).

Почему так происходит? Причины могут быть разные. Например, работники, ответственные за представительские расходы, не ознакомлены с тем, какие реквизиты и документация необходимы и каковы налоговые последствия; расходы на репрезентацию возникают на мероприятия, запланированные на последний момент; корректное оформление документов не кажется важным и остается на втором плане.

Эти ситуации понятны, поскольку приоритетны другие вопросы, в том числе выстраивание и укрепление коммуникации с партнерами по сотрудничеству и сделкам, привлечение новых клиентов. При этом каждый сотрудник – специалист в своей сфере, а не в бухгалтерском учете. Однако в момент, когда принесенный бухгалтеру или финансисту чек или счет должен быть проведен, а соответствия определения оправдательного документа нет или же не хватает документов, чтобы дать третьей стороне ясное и четкое представление, возникает вопрос, что делать и как этого избежать.

Обособление представительских расходов

Согласно части 6 статьи 8 Закона "О подоходном налоге с предприятий" (Закон о ПНП) расходы на репрезентацию составляют:

• расходы на создание и поддержание престижа предприятия на уровне принятых в обществе стандартов;
• расходы на прием деловых партнеров и деловых партнеров и организацию обедов;
• расходы на малоценные предметы, содержащие бренд коммерсанта и распространяемые для популяризации предприятия. Малоценным предметом (это могут быть и выданные предприятием подарочные карты) является предмет стоимостью до 20 евро.