Проводку или запись в учетных регистрах разрешается производить лишь в том случае, если это обосновано внутренним или внешним оправдательным документом. Если предприятие закупает товар или получает услугу у другого предприятия, сделку удостоверяет внешний оправдательный документ — счет/накладная. Что делать, если хозяйственная сделка совершается на предприятии и не имеет внешнего оправдательного документа?

О внутренних сделках предприятия зачастую подготавливаются бухгалтерские справки. В учетной политике предприятия должны быть описаны стандарты подготовки бухгалтерской справки, а также методы расчета сумм. Например, за неиспользованные отпуска суммы рассчитываются путем умножения количества неиспользованных каждым работником оплачиваемых дней на средний заработок за последние шесть месяцев.

Исправление ошибки

Одним из случаев составления бухгалтерской справки является исправление ошибок, поскольку, как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. Пунктом 25 Правил Кабинета министров (КМ) №877 "Правила ведения бухгалтерского учета" установлено, что в качестве оправдательного документа для новой записи в регистре бухгалтерского учета, которой исправляется или отзывается (аннулируется) предыдущая запись, может использоваться бухгалтерская справка, содержащая информацию о том, какой регистр бухгалтерского учета подлежит исправлению. В упомянутой бухгалтерской справке указываются дата, причина внесения исправления, лицо, разрешившее внесение исправления, и порядковый номер исправляемой (первоначальной) записи в хронологическом регистре. Если первоначальный оправдательный документ подготовлен в бумажной форме, на нем может быть произведена отметка о подготовке бухгалтерской справки и указана ее дата.

Пример

Предприятие приобрело недвижимость, состоящую из земли и здания. Указанная в договоре купли цена недвижимости составляет 100 000 EUR. В бухгалтерской программе проводится проводка нового основного средства "Недвижимость" с начальной стоимостью 100 000 EUR и нормой износа 20 лет. В следующем году (после представления годового отчета) фиксируется, что в состав недвижимой собственности входит также земля, которая не подлежащая износу. Соответственно подготавливается справка, в которой указывается информация о констатированной ошибке, внесенных исправлениях, перерасчете износа и проводках:

• о разделении основного средства "Недвижимость" на два отдельных объекта: земля и строение с разделением первоначальной стоимости, например, пропорционально кадастровой стоимости, или с приглашением сертифицированного оценщика, определяющего стоимость земли и строения;
• о корректировке суммы амортизации согласно пересчету.