Автоматизация – неотъемлемая часть повседневной жизни бухгалтеров. Поход в банк с платежными поручениями, получение выписки со счета у банковского окошка, ежемесячное путешествие в отделение Службы государственных доходов, чтобы после ожидания в очереди подать налоговую отчетность и получить печать на своем экземпляре – всё это звучит как сцены из давнего прошлого. Сейчас эти действия автоматизированы, но уровень автоматизации может быть разным.

Часть бухгалтеров вводит двойные данные в бухгалтерскую программу, интернет-банк и систему электронного декларирования (СЭД) Службы государственных доходов (СГД). Многие бухгалтеры используют возможности загрузки файлов из одной системы и отправки их в другую. Уровень автоматизации будет еще выше, если будут использоваться интерфейсы приложений, или API (Application Programming Interface), позволяющие предоставлять общий доступ к данным и инициировать действия между приложениями. На этой технологии основана платформа Open banking, или Открытая платформа банковского сотрудничества, позволяющая, например, получать выписки по банковским счетам в системе учета компании автоматически без участия пользователя. СГД тоже некоторое время предлагает использовать API СЭД, чтобы налоговую отчетность из бухгалтерской программы можно было подать онлайн в СЭД СГД.

Бухгалтерия без документов немыслима. В Законе "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) говорится, что в бухгалтерских регистрах производятся записи, обоснованные оправдательными документами. Закон о БУ также предусматривает, что оправдательный документ может быть подготовлен в электронной или бумажной форме. Подготовка и обработка документов в электронном виде не только позволяет компаниям сократить горы бумаг, но открывает возможности для автоматизации обработки документов. Автоматизация, в свою очередь, помогает экономить время бухгалтеров и других сотрудников, устранять ошибки, ускорять документооборот, а также снижать издержки.

Некоторые полезные инструменты

Каковы возможности и инструменты, которые предприятия сегодня могут использовать для автоматизации обработки счетов и других бухгалтерских документов?

Распознавание текста

Оптическое распознавание символов (Optical character Recognition (OCR)) – технология, используемая для преобразования отсканированных бумажных документов и PDF-файлов или изображений в машиночитаемый текст. Программное обеспечение OCR анализирует изображение, идентифицирует в нем текст, распознает определенные символы и, в конечном итоге, выводит текст в машиночитаемом формате.