Пришла осень, близится зима. Для многих также близится время подготовки годовых отчетов и, следовательно, проведения инвентаризации – не только основных средств, запасов и остатков денежных средств, но также обязательств и требований. Это один из способов обеспечения точности информации, включаемой в годовой отчет.

Перечень задолженностей и обязательств предусмотрен в Законе "О бухгалтерском учете" и Правилах Кабинета министров (КМ) №585 "Правила ведения и организации бухгалтерского учета", где в пункте 48 говорится, что дебиторы и кредиторы обязаны сравнить суммы требований и обязательств.

Кто должен отправлять письма?

Чтобы сравнить остатки с дебиторами и кредиторами, отправляются письма о сравнении остатков на конкретную дату, например, на 31 декабря 2019 года. Если материнская компания установила очень ранние сроки для представления годового отчета, компания может подготовить и разослать письма об остатках на 31 октября или 30 ноября, чтобы не только письма были отправлены, но и ответы были получены до подготовки годового отчета. Иногда в письмах также содержится информация о товарах или услугах, предоставленных дебиторам в течение определенного периода, например за 2019 год, или кредиторам, о полученных товарах или услугах.

Бытует мнение, что письма следует отправлять только дебиторам компании. Теоретически, если бы все компании отправляли письма о сравнении остатков всем дебиторам, то получали бы ответные письма от всех кредиторов, и все остатки, как дебиторов, так и кредиторов, сравнивались бы. Однако в реальной жизни это не так, поэтому письма должны отправляться как дебиторам, так и кредиторам.

Как отправлять письма?

Многие бухгалтерские программы имеют возможность автоматически подготавливать письма о сравнении остатков и отправлять их по указанным адресам электронной почты клиентов, и практически все они могут подготовить остаток счета на определенную дату. Если вы уверены, что программа точно отражает все счета-фактуры, отправленные и полученные, а также полученные и оплаченные к концу периода деньги, вы можете отправить письмо о сравнении остатков в один клик всем дебиторам и / или кредиторам. Тогда не имеет значения, 10 их или же 10 тысяч, потому что эти письма генерируются и отправляются программой без особого участия бухгалтеров.

В случае отсутствия такой возможности отправлять электронные письма посредством бухгалтерской программы, генерируемые автоматически, необходимо оценить реальную ситуацию. Если у вас не слишком много должников, вы можете отправить письма (или поместить необходимую информацию в шаблоны писем) из бухгалтерского программного обеспечения всем должникам, в том числе с нулевым балансом на определенную дату, подписать их и отправить оригиналы по почте. Однако в последнее время все чаще используется только электронная почта.