О внутренней документации основных средств на предприятии рассуждают не очень часто, однако она имеет значение, поскольку дает ясное представление об учете основных средств. Какие внутренние оправдательные документы необходимы для учета основных средств и проведения инвентаризации, какие реквизиты они должны содержать, и какая информация должна быть указана в учетных регистрах?

Ни Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ), ни изданные на его основании Правила Кабинета министров (КМ) не предусматривают обязательную подготовку внутренних оправдательных документов, например акта приема-передачи о приеме или исключении основного средства из учета. Однако из Правил КМ №775 "Правила применения норм Закона "О годовых отчетах и консолидированных годовых отчетах"" следует, что такие документы необходимо подготовить, чтобы третье лицо имело возможность получить четкое представление о произведенных в бухгалтерских регистрах записях и обоснованности учета.

Что такое внутренний документ?

Внутренним оправдательным документом является такой документ, который подготавливает само общество и который не предусмотрен для выдачи (отправки) другому участнику хозяйственной сделки. Это могут быть акты, связанные с основными средствами, а также инвентаризационные ведомости основных средств.

Внутренний оправдательный документ не содержит сведений, позволяющих недвусмысленно идентифицировать других участников хозяйственной сделки, так как таковых не имеется. Учитывая, что необходима подпись ответственного лица, подтверждающая правильность представленной в оправдательном документе информации, то для подготовленного в электронном формате документа потребуется электронное подтверждение.

В соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 1 Закона о БУ электронным подтверждением может быть:

• созданные в компьютерной системе правила контроля доступа, согласно которым доступ к документу возможен только после регистрации под конкретным именем пользователя или паролем;
• прилагаемые к документу файлы – вложения с информацией определенного содержания;
• осуществление совокупности последовательных действий в системе делопроизводства.

Важно помнить, что оправдательный документ подготавливается таким образом, чтобы в течение всего срока его хранения не пропадала включенная в него информация, а также имелась возможность создать производное этого документа. Оправдательные документы могут быть как внутренними (в обществе), так и внешними.

Внутренние оправдательные документы на основные средства могут быть также в электронном формате, и это даже очень рекомендуется, поскольку это один из самых простых и дружественных природе способов. Частью 1 статьи 11 Закона о БУ определено, что оправдательный документ может быть подготовлен в электронной или бумажной форме. Для актов основных средств допускается электронная форма точно так же, как и для всех других оправдательных документов, если они содержат установленные в обязательном порядке реквизиты. Все внутренние оправдательные документы, подготавливаемые в связи с основными средствами, могут быть подписаны либо надежной электронной подписью или с использованием электронного подтверждения, установленного руководителем общества в документах организации бухгалтерского учета.