Ход собрания участников общества с ограниченной ответственностью (ООО) и принятые во время него решения должны быть занесены в протокол. В статье 285 Коммерческого закона (КЗ) четко установлено, какие реквизиты должны быть указаны в любом протоколе участников независимо от того, будет ли он подан в Регистр предприятий (РП) Латвийской Республики или же в иное государственное учреждение, или останется только в распоряжении самого общества капитала.

Например, в статье 285 КЗ установлено, что протоколе нужно указать как величину общего основного капитала общества капитала (отдельно указав величину подписанного, оплаченного и имеющего право голоса основного капитала), так и величину представленного на собрании участников основного капитала. К тому же необходимо указать и количество голосов присутствующих участников, имеющих право голоса. Таким образом, фиксируется информация о том:

• было ли собрание правомочным (т.е., достигнут ли кворум);
• было ли за конкретное решение отдано необходимое количество голосов, чтобы оно было принято.

Указанная в протоколе информация должна соответствовать фактическим обстоятельствам. Точность протокола (т.е. соответствие отраженных в протоколе сведений фактически произошедшему на собрании) при помощи своих подписей удостоверяют указанные в КЗ лица, т.е.:

• председатель собрания;
• секретарь;
• хотя бы 1 избранный на собрании участник.

Однако могут быть случаи, когда указанное в протоколе собрания участников не соответствует фактическим обстоятельствам собрания. Такая ситуация может образоваться в результате ошибки или намеренно.