До сих пор существует множество ошибочных представлений о правильности обработки данных в сфере трудового права и на каком правовом основании это может произойти. Рассматриваем два распространенных мифа в сфере обработки данных сотрудников.

Миф — для сотрудников не нужна отдельная политика обработки данных

Нередко работодатели считают, что, если у предприятия уже разработана политика обработки данных, этого вполне достаточно. Так может быть, если разработчик охватил все сферы обработки данных, в том числе действия с данными сотрудников. Однако чаще встречаются ситуации, в которых в политике данных внимание направлено на клиентов, забывая о работниках, обработка данных которых все же происходит по-разному и на другой правовой основе.

Если в обществе капитала существует только одна политика данных, при этом нет специалиста по обработке данных, который взял бы на себя ответственность за упорядочение сферы, то правление общества капитала как ответственный орган управления должно пересмотреть имеющийся документ, чтобы идентифицировать возможные недостатки.

Но нужно помнить, что установки по обработке данных сотрудников, если они не разработаны формально, скорее всего, будут содержать информацию, не предназначенную для обнародования и способную повысить риски безопасности работодателя (например, политика может содержать информацию о системах информационных технологий работодателя, бухгалтерии, физической охране, структуре, камерах наблюдения и др.). Таким образом, прежде чем включать политику работников в общую политику обработки данных, стоит рассмотреть как аспект прозрачности, так и вопросы безопасности.

Технически то, куда включены правила обработки данных работников, не имеет решающего значения, однако юридически меньше рисков имеется в том случае, если такие основные установки как отдельный документ остаются доступными исключительно работникам.

В связи с этим следует упомянуть претендентов на вакансии как отдельный вид субъектов данных. То есть лица, которые направляют заявку на вакантные должности, также раскрывают свои личные данные, да и эти лица имеют право знать (а работодатель обязан предоставить такую информацию), как будут обрабатываться их данные.